2024广州智慧档案展览会｜2024广州智慧档案展览会创新发展论坛
同期举办：2024新型智慧城市建设成果博览会
时 间：2024年6月5-7日 地 点：广州琶洲保利世贸博览馆
一、大会主题
智引未来 助力中国档案事业数字化、智能化、信息化发展
“智慧城市”是能够充分运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、城市服务、环保、公共安全、工商业活动在内的各种需求做出智能的响应，为人类创造更美好的城市生活。北京市城管执法局信息装备中心主任宋刚博士指出智慧城市的建设不仅需要物联网、云计算等技术工具的运用，也需要微博、维基等社会工具的应用，更需要Living Lab（完全是以用户为中心，借助开放创新空间的打造帮助居民利用信息技术和移动应用服务提升生活质量，使人的需求在其间得到最大的尊重和满足。）等用户参与的方法论及实践来推动以人为本的可持续创新。
智慧城市需要智慧信息，我们的档案工作也要紧跟信息技术的发展。智慧档案馆是物联网、云计算等技术在档案领域的应用。档案馆是档案信息的集聚地，这就要求我们不仅仅要保管好档案，而且要把纸质档案经过数字化技术加工处理，成为可以传输的信息，开展多种形式的档案利用服务。
1、智能管理
1.1、馆库安全管理系统
馆库安全管理系统主要有监控监测功能系统、实时图像与视频监控系统。(1)监控监测功能系统：主要有监控监测整个大楼、档案库房、数字化加工场所及其门禁系统等。对档案馆库内和数字化加工点实现自动信息检测与控制。对档案库房和数字加工环境的温度、湿度、人员出入、漏水、场地、设施设备、档案利用情况、对数字化加工人员、数字化档案实体、影像等的安全监控。监控系统负责信息的收集，负责接收无线传感汇聚节点发来的数据、存储、显示和数据管理，实现所有监测点信息的获取、管理、动态显示和分析处理以直观的图表和曲线的方式显示出来，并根据以上各类信息的反馈对馆藏档案进行自动降温、自动通风、除湿、自动灭火等自动控制，根据需求提供各种声光报警信息和短信报警信息。(2)实时图像与视频监控功能：视频与图像监控为物与物之间的关联提供了更直观的表达方式。引入视频与图像处理，既可直观反映档案工作管理状态，也可以从侧面反映出档案管理的整体水平及档案的安全监管。
1.2、RFID智能档案管理系统
智能的档案管理系统，实现了电子档案与纸质实物档案的统一整合管理。RFID智能档案管理系统是利用RFID自动识别技术与后台数据库管理系统相结合，实现对档案全过程跟踪与智能化管理。本系统主要功能包含档案管理、在线监控、借还管理、系统工具、查询盘点、系统维护、加密解密、个性化服务等模块。(1)档案的统计：通过RFID读写设备在标签中录入案卷的档号、题名、存放的位置等信息。在档案中贴上标签，通过无线网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件处理后形成数据库。(2)档案的管理：通过在档案库房门口安装智能安全检测门，实时收集标签信息，软件对实体档案出入库情信息（授权与否）进行处理和统计。(3)与 档案数字化加工相对应：一方面，可以在标签中写入档案的数字化信息，这样在档案数字化过程的调卷和还卷中只需扫描标签就可以知道案卷的数字化加工信息情况。另一方面，标签信息可以与档案管理软件接口程序连接，在利用档案时先通过档案管理软件检索到需要调出的案卷，实现快捷、准确的调档。其次，档案在借阅 过程中可以通过读取标签信息的门禁系统保证档案不会被带出档案查阅室，保证档案的安全利用。
1.3、网上查询利用档案系统
为了更好地利好档案，档案经过数字化加工后，建立方便利用的数据库。数字化档案查阅系统是采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，实现档案馆内部及网上查档功能，并采用多种安全加密技术处理，确保系统运行安全可靠。在查档过程中，系统进行全面的日志记录，对信息传输、用户访问、数据打印等进行全面安全的设计，同时方便了档案利用数据的统计。
1.4、监督指导档案工作系统
建立面向全市档案工作人员的业务管理系统，通过智慧技术实现档案流、工作流的全程管理，推动部门间信息共享和业务协同。建立网格化档案业务监督指导和数字档案室的管理系统，实现档案归档及时指导、档案质量智能化监督、档案业务知识服务和档案管理的智能化，完善在线档案业务指导，提升档案监管效能。
2、智慧档案
2.1、馆藏档案全文数字化
馆藏档案全文数字化是信息化发展的必然要求，同时也能更好地保护档案实体。档案信息数字化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能够通过计算机进行管理的提供利用，利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手段，将其进行转换处理，形成数字信息，并以数字代码方式存储起来。这些数字信息可以通过计算机进行操作处理，通过网络进行传输。纸质档案、音像档案等各种载体的档案都可以以文本文件格式、图像文件格式，音频文件格式或视频文件格式转换成数字信息。
只有对馆藏档案实行全文数字化，才能利用网络平台进行传输、便捷利用。有了档案全文数据化信息，查档人员就不需要利用案卷目录、不进入库房，就能直接在计算机上对档案的检索、查阅、打印，这样不仅可以提高档案的查阅速度、查全率和准确率，大大缩短查档人员的等待时间。同时，还可以避免纸质档案由于长时间和多次翻阅而人为损坏，或由于光线而使档案变脆，延长了档案的使用寿命，保护了档案实体。对于经常利用的档案，可通过制作其数字化档案副本代替其利用，也可有效地保护档案原件，避免其进一步受到损坏。
2.2、接收与征集的档案数字化
档案收集不仅限于接收政府、组织部门公共档案的接收，同时也接收非政府组织机构的个人档案。纸质档案在接收时被扫描成电子档案后，再入库保存，同时倒入档案馆的数据库中，今后公共档案接收时档案实体及其电子档案并存，以方便提供利用。个人捐赠的档案及向社会征集的档案，在分类和经过数字化加工后，分别倒入档案馆藏的数据库中等等。
2.3、档案信息的收集
档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件，除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面地收集。 档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件。
随着计算机技术与办公自动化技术的结合，诞生的新生儿——电子文件，一经产生其信息就是以数字代码形式表达。所以在功能上电子文件等同于经过数字化处理的文件。由此，直接在计算机中生成和处理的电子文件是重要的档案信息来源。
2.4、档案信息数据库
档案数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息，方便档案信息的管理、检索、利用。 数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，包括题名、责任者、全宗号，还包括全文、图像、声音、影像等，这些相互关联的数据是经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。
3、档案开放的鉴定
档案工作参与到智慧城市建设中去，实现档案信息资源的价值，就是打破现有的档案管理模式，正确处理开放与限制档案的信息，建立一种更加开放的档案信息资源。档案馆由封闭型、半封闭型向开放型的方向转变，也是未来发展的工作重点。档案开放不仅是社会开放进步和文明程度的重要标志，也是国家综合档案馆开展利用服务的主要手段，开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。
档案数字化给鉴定工作带来的挑战。随着科技的进步，数字化建设已深入到档案工作之中，给档案鉴定工作带来巨大的变化。在纸质时代，传统的立卷习惯都是以 “卷”为单位进行鉴定，因此经常会有一卷中有个别文件不能开放，却因为“卷”的原因，导致整个案卷都不能开放。目前，在数字化的时代，如果我们仍然以 “卷”为单位，那么将有大部分档案都因为所处卷的限制性，不能对外开放，或将导致档案数字化工作无法进行，这对于档案的利用是非常不利的。我们可以在案卷 全文数字化基础上以“件”（一个文件）为单位进行开放鉴定，实现档案价值的最大化。
4、档案利用
开发档案信息资源，为社会提供档案信息服务，最大限度地实现档案的价值，是档案馆工作的根本目的。智慧档案的服务应该是全方位的、全生命周期的、全流程的。
4.1、档案查阅
档案利用是档案整个过程中最终环节，档案安全保护最终目标就是能服务于现代化建设，服务于国家、服务于人民群众。档案利用可以尝试：就地查询、跨馆出证、馆社（区）、街道联动、全市通办为目标的民生档案远程协同服务机制建设。使民众就近受访街道社区事务受理服务中心，查取所需档案，并当场获得由档案部门出具的证明，一次性把事办好。省事、省力、省心，便民、利民、乐民。
4.2、信息服务
在信息高度发达的时代，我们除了在档案局（馆）网站发布档案信息外，还可以尝试微信、微博平台进行档案信息的服务，改善档案部门的服务模式。档案界信息、档案知识、档案馆藏信息的服务均可运用微信传播,其服务方式包括提供在线咨询服务、传播档案文化、优化档案信息资源。将微信充分应用于档案信息服务,可以激活档案馆的信息服务体制,为用户提供高质、快捷的档案信息服务。
4.3、档案编研
由于智慧城市不再满足于关注数据资源的生产、积累和应用，而是更要关注用户的服务设计和提供。加强档案信息的深度开发，开展档案编研工作，我们要充分利用馆藏档案信息资源，通过档案信息的整合、加工和深度开发，编研一些有较高利用价值的文化产品、专题档案资料，为领导决策或中心工作提供服务，为利用者提高增 值服务，同时扩大档案馆的影响。
4.4、档案展览
档案展览，是按照一定的专题，系统地揭示和介绍档案馆内所保存档案的内容、成分的一种档案提供利用方式和档案宣传工作方式。档案部门可开展固定场所展览、巡回展览、网上展览。固定场所展览即传统的档案展览，一般就在档案馆内展出。巡回展览应用于生活在中心城区以外的观众、也适用于在公园、闹市区等人流量较大的场所,同时还适用于与展览有直接关联的工厂、社区、学校等进行专题教育活动。网上档案展览以其形式独特、受众多、影响广泛、随时方便人们网上浏览等特点深受群众欢迎。网上展览可以节省大量的人力、物力、财力，同时观看也不受时间限制。
结束语
智慧档案馆目前在我国是创新性、探索性的业务模式，处于快速发展阶段。它与传统模式相差在于，在档案行业引入信息化、云计算，借助物联网和射频、条形码等技术手段，便于档案的管理、收集、查询利用、统计等。档案馆要抓住智慧城市建设的契机，加大建设智慧型档案馆的探索，使档案信息化、数字化，服务水平不断提高。
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