做档案数字化，存在一个基本的指导思想问题：是拿来代替档案原件长期保存的，还是拿来提供利用的？有人认为，这有什么区别吗?事实证明，两者区别很大。

档案数字化“以用为主”原则的由来

档案数字化最初的目的是为了使用。国家2005年发布的《纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）》第四章第一款的“基本原则”明确规定“纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。”档案数字化的目的就是“用”。

《纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）》所确定的基本原则是与国家2002年发布的《全国档案信息化建设实施纲要》提出的“以扩大档案信息资源开发利用为目标”，“为改革开放和现代化建设服务”的指导思想完全相一致的。

在“以用为主”思想的指导下，《纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）》对于纸质档案数字化对象确定的原则是：

1、纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

2、属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

简言之：一是开放的档案；二是需要永久或长期保存、社会利用价值高的档案，优先开展数字化。

“以用为主”的原则体现在档案数字化前处理上，就是对于数字化的档案采用“挑选”的方法，“按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。”经“挑选”扫描形成的数字化成果，剔除了各种“无关的重份的文件”等归档的其他材料，方便了数字化成果的直接上网和利用。

“存用结合”的数字化指导思想的产生

2008年汶川大地震，也给档案部门敲响了警钟。国家将档案的安全体系建设提上了议事日程。

在安全体系的建设中，人们发现档案的数字化对于档案保护具有“价廉物美”的优势。为此，对于档案数字化的目的进行了新的诠释，认为，档案数字化不仅在于用，还可以代替原件，保护档案。于是国家提出了“要以档案数字化复制件代替原件提供利用”的设想，并在全国轰轰烈烈地开展了纸质档案数字化，不仅档案馆的纸质档案要数字化，机关档案室的档案也要数字化，数字化的对象也不再确定是否开放，是否含有涉密信息，是否具有永久或长期的保存价值，还提出了“数字化率”的概念，甚至将其列为判断一个单位档案信息化发展的主要指标，引导信息化的发展。

档案数字化从“以用为主”到“存用结合”方针的发展，是适应档案事业发展的必然结果，是值得充分肯定的。但是，对于档案数字化采用“存用结合”的方针，要进行科学研究和实践评估，要搞清楚“以存为主”和“以用为主”二者的区别，从而制定相应的标准和规范，引导档案数字化的科学发展。

从“以用为主”到“重存轻用”思想的发展

我国有着走极端的文化传统，每当一种新主张的提出，往往有人喜欢无限夸大，从一个极端走向另一个极端。

档案数字化从“以用为主”到“重存轻用”思想的发展就是一个最典型的案例。

档案数字化最初是为了方便利用和共享，但在实践中，由于受档案开放举步维艰的影响，档案数字化在档案利用和共享方面的优势得不到明显的发挥。相反，档案数字化成果可以多重备份，代替档案原件，保障档案原件的安全，这个优势则得到档案人的公认。于是，档案数字化“利用和共享”的初衷，渐渐被人淡忘，取而代之的是“重存轻用”的思想成为档案数字化的基本方略。

“重存轻用”的基本方略，最集中地反映在国家出台的两大政策和标准之中。

一是2014年国家颁布的《数字档案馆系统测试办法》，将档案数字化率设立为国家数字档案馆测试的主要量化指标。

《数字档案馆系统测试办法》明确规定，档案馆的数字化率是申报国家数字档案馆测试的基本门槛，实行一票否决制：“馆藏纸质档案在50万卷以下但数字化率低于70%的，馆藏纸质档案在50--100万卷但数字化率低于60%的，馆藏纸质档案在100--150万卷但数字化率低于50%的，馆藏纸质档案在150万卷以上但数字化率低于40%的，”一律不得申请参加国家数字档案馆的测试。

至今为止，获得全国数字档案馆和示范数字档案馆称号的档案馆达100多家，其中副省以上的国家综合档案馆却占比很小，究其原因，“数字化率”搞一刀切的办法，难辞其咎。

《数字档案馆系统测试办法》还规定，达到国家设定的数字化率的标准，在测试中，该项目即得到满分28分。而数字化成果的应用，在测试标准中，仅仅占了区区0.4分，微乎其微，档案数字化“重存轻用”的指导思想，在国家数字档案馆系统测试这项重要工作中，可谓表现得淋漓尽致。此后相继出台的《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》，对于数字化率及成果应用，在测试指标设置上，与《数字档案馆系统测试办法》如出一辙。

一是2017年国家对《纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）》进行了全面修订，重新颁布了《纸质档案数字化规范（DA/T31-2017）》，对“重存轻用”的基本策略进行了“标准化”。

新修订的《纸质档案数字化规范（DA/T31-2017）》首先删除了原标准中的纸质档案数字化的＂以用为纲“的基本原则，更多强调的是要求＂最大限度地反映档案原貌＂。在数字化过程中，“原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。”删除了原标准中有关“挑扫”的各项基本要求。新修订的国标，全面贯彻了数字化“重存轻用”的基本方略。说白了，档案数字化的目的就是代替档案原件保存，至于“代替原件利用”实际已被边缘化。

“重存轻用”基本方略对档案数字化的负面影响

“重存轻用”的数字化基本方略对于档案数字化的负面影响是显而易见的：最直接的后果，就是目前我国的档案数字化率与数字化成果的利用率严重失调，许多档案馆（室）的数字化率已经达到100%，但数字化成果的利用和共享率却低得离谱。

究其原因，主要有二：

一是与国家有关保密方面的法规政策不相协调，严重影响了数字化成果的管理和利用。

我国的《保密法》及其相关的政策法规明确规定，涉密的数据和信息与传统的涉密文件一样，受到《保密法》等法律法规的保护。凡是涉密的电子信息与非密的信息混合管理的，一律按涉密信息处理；凡是低密级的信息与高密级的信息混合管理的，则一律按最高密级的信息统一管理。涉密电子信息和数据的管理包括了涉密载体的管理、涉密系统的管理、涉密数据的使用环境和使用审批的管理，等等。

目前纸质档案数字化采用“全扫”的方式，对于档案中的涉密或敏感信息，不加区分的一起扫描，势必影响数字化成果的管理和应用，若使用不当，就宜触及保密方面的有关规定。所以，许多档案馆（室）虽然形成了大量的数字化成果，但离使用始终存在着“最后一公里”的问题。

二是与网络环境下电子档案的利用形式不相适应。

现代网络环境下，人们的阅读习惯是以件或卷的形式利用档案。

对于以卷为单位开放或利用的档案，现在这种全扫的方式是完全适合的。

但是，若以件为单位开放或利用的档案，现在的“全扫模式”，势必带来两大困扰：

第一个困扰是：档案部门按档案整理规则形成的“件”与人们日常生活中所认同的“件”不是同一概念。

人们日常认同的“件”是“自然件”，即生活中自然产生的一份文件材料，它包括了一份文件的首页到尾页。而档案部门整理后形成的“件”则非常复杂，有的由一份“自然件”和其文书处理单所组成，有的还要加上“自然件”产生的所有“稿本”，有的包括报告与批复，有的还包括“自然件”在形成过程中产生的其他材料，等等，一份2页的“自然件”文件，经整理后，可能会形成几十页的一件档案。

目前，网上凡是以“件”为单位开放的档案，大都采用“自然件”的方式。

在传统的纸质档案状态下，这种经整理的“档案件”利用时不会有任何障碍，但是，在电子和网络环境中，若不加处理地直接提供这样的“档案件”，会给读者带来巨大的阅读障碍。

第二个困扰是：对于已经用“全扫模式”形成的数字化成果，若按照“自然件”的形式再进行“拆件”或“拆卷”改造，工程量极其浩大。

对纸质档案数字化“存用结合”方针实施的一点建议

对于纸质档案数字化如何真正做到“存用结合”，既能做到代替原件保存，又能做到代替原件提供利用，个人的建议是：

1、作为国家层面，应及时调整“重存轻用”的基本方略，并对相关的政策和标准作出调整，尤其不宜再盲目以“数字化率”为杠杆，引导档案信息化的发展。

2、对于《纸质档案数字化规范（DA/T31-2017）》应作进一步的修订完善，将“存用结合”的方针真正落到实处。

《标准》在“全扫”的基础上，应在前处理和数据处理环节中，增加“自然件”挑选的相关内容，尤其是建国后档案的数字化扫描，对于可利用和开放的“自然件”，宜单独建立目录和单独保存。即一次数字化，最终形成两套数字化成果，一套用于代替原件保存，一套用于代替原件提供利用和开放。

3、对于已经完成数字化的单位，应针对档案内容的不同，进行相应的数字化成果“改造”，以解决数字化成果利用的“最后一公里”问题。

对于完全以卷为单位开放和提供利用的档案，比如民国档案等，则仍然保持原有的数字化成果形式。对于必须以“件”为单位开放和利用的档案，比如建国后的文书档案等，则建议进行必要的数字化成果“改造”，将可利用或开放的档案，以“自然件”为单位，重新编目和建立全文数据库，以满足利用和开放的需要。

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